Użycie kas fiskalnych oparte zostało na ustawie z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Dokument z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących określa m.in.:
- prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu kas fiskalnych oraz warunki i sposób ich używania;
- sposób zakończenia używania kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas;
- sposób wystawiania dokumentów w postaci innej niż wydruk przy zastosowaniu kas fiskalnych, rodzaje dokumentów i ich wzory, które składane są w związku z używaniem kas;
- termin zgłoszenia kasy fiskalnej do naczelnika urzędu skarbowego celem nadania jej numeru ewidencyjnego;
- warunki dotyczące serwisu kas, w tym wytyczne dla podmiotów prowadzących taki serwis;
- terminy i zakres obowiązkowych przeglądów technicznych kas fiskalnych.
Prowadzenie ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej
W tym punkcie rozporządzenie o kasach fiskalnych definiuje jakie czynności podlegają ewidencji za pomocą kasy fiskalnej. Jest to sprzedaż towarów i usług. Istotne jest określenie, że konieczności rejestrowania na kasie fiskalnej podlega także sprzedaż zwolniona z podatku. Oznacza to, że produkty i usługi oznaczone jako zwolnione z podatku VAT też podlegają takiemu ewidencjonowaniu. Nie podlegają mu natomiast zwroty towarów i reklamacji towarów oraz usług.
Mobilna kasa fiskalna online — dla małych i średnich przedsiębiorstw
Jednym z istotniejszych zapisów rozporządzenia jest informacja o obowiązkach podatników rejestrujących sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej tradycyjnej, jak i online. Zapis mówi o konieczności wystawienia i wydania nabywcy paragonu fiskalny podczas dokonywania sprzedaży. Nie może stać się to później niż z chwilą przyjęcia należności. Nie ma tu znaczenia forma płatności. Ważne jest także, że czynność powinna odbyć się bez żądania nabywcy. Oznacza to, że przedsiębiorca ma obowiązek wystawić dokument nawet w sytuacji, gdy kupujący go nie potrzebuje. Minister Finansów określa w dokumencie warunki wystawiania raportów dobowych i miesięcznych. Dotyczy to zarówno kas fiskalnych z modułem elektronicznym, jak i kas online.
Oznaczenia literowe stawek podatkowych dla kas fiskalnych online
Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas fiskalnych online i tradycyjnych określa oznaczenia literowe stawek podatkowych. Znajdują się one na podsumowaniu zakupów drukowanych na paragonie fiskalnym. I tak określone zostały:
- literą A — podstawowa stawka podatku VAT – 23%;
- literą B — stawka VAT obniżona – 8%;
- literą C — stawka VAT obniżona – 5%;
- literą D — stawka VAT obniżona – 0%;
- literą E — zwolnienie od podatku VAT.
Na żądanie organu podatkowego podatnik ma obowiązek przedstawić odpowiednie przyporządkowanie oznaczeń do stawek VAT. Nie dotyczy to posiadaczy kas fiskalnych online, w których kontrola stanu urządzenia odbywa się na bieżąco w Repozytorium.
Kasy fiskalne online — fiskalizacja
Fiskalizacja kasy online to przygotowanie jej do ewidencjonowania sprzedaży towarów i usług. Czynność może zostać przeprowadzona tylko i wyłącznie przez serwisanta. Obejmuje ona:
- przesłanie do Repozytorium klucza publicznego kasy;
- zgłoszenie fiskalizacji;
- automatyczne odebranie numeru ewidencyjnego;
- zapis w pamięci fiskalnej daty i czasu fiskalizacji;
- inicjalizację pracy pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz powiązanie tych pamięci;
- zerowanie liczników kasy;
- nieodwracalny zapis w pamięci fiskalnej numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika oraz zapis w pamięci fiskalnej numeru ewidencyjnego;
- wystawienie raportu fiskalnego fiskalizacji;
- zgłoszenie fiskalizacji przez przesłanie raportu do Centralnego Repozytorium Kas;
- pobieranie i zapis w pamięci chronionej harmonogramu przesyłania danych.
Dokumenty wystawiane za pomocą kas fiskalnych online
Rozporządzenie Ministra Finansów określa typy dokumentów, jakie wystawiają podatnicy korzystający z kas fiskalnych online. Wśród nich znajdują się:
- paragony fiskalne (także anulowane) w postaci papierowej i elektronicznej;
- faktury (także anulowane) w postaci papierowej elektronicznej;
- dobowe raporty fiskalne w postaci elektronicznej;
- raporty fiskalne dotyczące fiskalizacji w postaci papierowej i elektronicznej;
- raporty fiskalne okresowe (także miesięczne) w postaci papierowej;
- raporty fiskalne rozliczeniowe w wersji papierowej;
- łączne raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej;
- raporty fiskalne zdarzeń w postaci papierowej;
- dokumenty niefiskalne w postaci papierowej lub elektronicznej.